Das Volumen an Archivgut ist stetig gewachsen. Neben den alten Beständen (bis ca. 1970), die noch in den Findbüchern verzeichnet sind, kamen bisher über 7000 neue Akten hinzu, Kleinschriften nicht mitgerechnet. Die Fotosammlung umfasst derweil 6200 Bilder und die Fachbibliothek verfügt über 600 Bände.
Pohlheim beteiligte sich am Projekt der Retrokonversion archivischer Findmittel unter Federführung des Kreisarchivs Gießen, das 2012 online ging. Hier wurden alle Findbücher digitalisiert, um sie in einer Datenbank der Bevölkerung zur Verfügung zu stellen.
Neben der ältesten Urkunde von 1652 aus Dorf-Güll und einem Watzenborn-Steinberger Notizbuch aus den Jahren nach dem 30-jährigen Krieg verfügt das Stadtarchiv hauptsächlich über Aufzeichnungen des 18. bis 20. Jahrhunderts. Da der Bestand fast komplett erschlossen ist, lässt sich hier vieles über die Geschichte der einzelnen Stadtteile in Erfahrung bringen. Egal, ob Ahnenforschung, Limes oder Mühlen: Das Stadtarchiv kann mit Informationen weiterhelfen, soweit es die Überlieferung zulässt.
Auch die jüngste Geschichte ist vertreten. Dank der Übereignung zahlreicher Dokumente aus der jüngeren Vergangenheit durch Vereine, Kirchengemeinden und Privatpersonen wachsen die Möglichkeiten kontinuierlich, den Bürgern ihre Fragen zu beantworten. Zudem werden Presseartikel jeden Tag archiviert und reichen somit teilweise bis in die 1950er Jahre zurück. Auch Zeitungsausgaben der Gießener Tageszeitungen bis in das 19. Jahrhundert hinein können eingesehen werden.